创意考拉无纸化报销系统使用说明
适用于员工发起报销、借支申请，以及审批人员处理待办事项。
一、系统入口
账号由管理员统一发放。首次登录后，请进入右上角个人菜单修改密码，不要多人共用同一个账号。
二、桌面图标安装
- Windows 电脑：下载并双击“Windows 桌面图标一键安装”，系统会自动在桌面生成“创意考拉报销系统”入口。
- Mac 电脑推荐下载“Mac LOGO版图标安装包”，解压后把“创意考拉报销系统.app”拖到桌面，图标会显示考拉 LOGO。
- Mac 如需不解压，可下载“Mac 不解压直装版”；若系统提示无法验证，请右键该文件选择“打开”。
- 如果电脑提示安全确认，请选择允许运行；安装文件只用于创建桌面入口，不会读取个人文件。
三、发起报销
- 登录后，在左侧菜单点击“发起申请”，选择对应流程，例如“日常费用报销”“差旅费报销”“对外支付”。
- 系统会自动带出申请人和所属部门；费用归属需要手动选择，不要留空。
- 填写收款人、收款账号、开户行等付款信息。
- 在费用明细中上传发票或支付截图。上传多张发票时，系统会按一张发票一条明细识别并汇总金额。
- AI 识别结果只是预填，发票号、日期、金额、税额、说明、类别都可以手工修改。
- 确认本次报销金额、冲减借支金额、实际支付金额无误后提交。
如果没有发票，只有支付截图，也可以上传支付截图并手工填写金额和说明。
四、借支申请与冲减
| 场景 | 操作方式 |
|---|---|
| 申请借支 | 进入“发起申请 - 借支申请”，填写借支金额、类别、预计归还或结算方式、收款信息后提交。 |
| 报销冲减借支 | 报销时选择“冲减借支”，系统会显示本人可冲减的借支单。可以多选借支单，也可以手工调整本次冲减金额。 |
| 借支已冲完 | 借支余额冲减为 0 后，后续报销不会再出现在可关联借支下拉框中。 |
五、查看进度和审批
- 提交后，可在“我发起的”查看全部、审批中、已完成、已退回、已归档单据。
- 点击单据状态或处理按钮，可进入对应单据界面查看详情。
- 流程图会显示当前审批到哪一步，并显示当前待审批人员姓名，方便申请人跟进。
- 审批人员在“待处理”中查看需要本人处理的单据，审核完成后单据会进入已办或下一审批节点。
六、附件查看与修改
- 发票、支付截图、付款凭证等附件，点击附件名称或预览区域即可在线查看。
- 上传错误时，在提交前可以删除后重新上传。
- 归档后附件将作为后续凭证、审计和查账资料留存。
七、常见问题
| 问题 | 处理方式 |
|---|---|
| 忘记密码 | 联系管理员重置密码，登录后再自行修改。 |
| 费用归属不知道选什么 | 按费用是为谁发生来判断，例如公司公共、研发相关、客户或项目相关。 |
| 发票识别不准确 | 直接修改识别出来的字段后再提交，AI 识别只作为辅助。 |
| 看不到可冲减借支 | 确认本人是否有未冲减借支，或联系财务确认历史借支是否已导入。 |
| 单据被退回 | 进入“我发起的 - 已退回”，按退回意见修改后重新提交。 |
八、上线前提醒
- 请确认收款账号、金额、费用类别、费用归属填写正确后再提交。
- 发票和支付截图尽量上传清晰原图，不要截得太小或过度压缩。
- 同一张发票不能重复报销，系统会逐步接入历史发票池校验。
- 如遇系统异常，请截图并提供单据号给管理员或财务处理。